Planeamento de pedidos de pagamento no contexto de apoios comunitários

Uma vez que é através da formalização dos pedidos de pagamento que as empresas terão acesso ao apoio contratualizado no contexto dos apoios comunitários, é aconselhável um planeamento relativo à apresentação desses pedidos, ao longo do período de execução do projeto.

Neste planeamento, para além da periodicidade, é importante definir que tipo de pedidos de pagamento serão realizados, uma vez que as empresas, na maioria dos casos, poderão optar por pedidos de pagamento a título de reembolso, ou pedidos de pagamento a título de adiantamento.

Este planeamento deve ser realizado com rigor e revisto sempre que necessário, uma vez que terá impacto na disponibilização do apoio, mas também na necessidade de cumprimento de prazos.

Já na preparação dos pedidos de pagamento, as empresas deverão adotar práticas como: identificar as faturas e notas de crédito do projeto, que devem ser separadas em centros de custo ou em subcontas específicas do projeto; assegurar que os pagamentos são feitos através de conta bancária e apresentar o comprovativo de pagamento e o extrato bancário; organizar toda a documentação por comprovante, ou seja, por cada fatura apresentar o respetivo lançamento contabilístico, comprovativos de pagamento, lançamento contabilístico do pagamento e outros documentos relevantes da fatura (autos de medição, orçamentos, etc.); juntar ao pedido de pagamento todas as evidências relativas à boa execução do projeto, como sendo fotografias dos investimentos realizados, comprovação da publicitação do apoio, comprovação das fontes de financiamento do projeto, licenças ou outros documentos obrigatórios relativos à execução do investimento.

Para que o apoio contratualizado seja disponibilizado sem constrangimentos, é aconselhável que as empresas recorram a parceiros especializados que auxiliem na preparação e submissão dos pedidos de pagamento.

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